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計画・実行指示・管理・支援④

最も難しい実行管理の話

· プロジェクトリーダの話

計画、実行指示も大切ですが、一番難しいといわれているのが、実行管理です。

これができる強い人、課長の実践者がいると助かるんですが、不足してなかなかいません。

 

実運用(3現主義)+マインドセット(責任)で説明すると納得性が高くなる。

 

実行管理の実務面では、3現主義(現場、現物、現実)を使って管理することです。

この3現主義なく、管理することを管理とは言いません。

それは、リーダーの紙の上の世界のシートがうまっているにすぎません。

 

あるシステム開発プロジェクトのリーダーが、ソフトウエアの一部開発を外注先に依頼していました。計画表通りに、進捗を確認し、先方からは順調だと言われていました。このリーダーは、実際のシステム開発の状況を見にいくことはありませんでした。外注先からの順調だという言葉をメールと電話で聞いていただけでした。

 

システムのテスト実施の時に、外注先から前日に出来ていないと連絡が入りました。しかも、見せていた画面は、絵だけでシステムを組んでいないと報告を受ける。別の案件にかかりきりで、対応できなかったのでごまかしていたと言われました。

 

もし、このリーダーが現場に行き、現物を見て、現実を知っていれば、当日になって発覚することもなかったし、外注先を変更することも出来ていたと思います。

 

こんな事にならないためにも、3現主義をもって以下のことを実施してください。

 

・定例ミーティングを行う。

・情報は自ら取りにいく。

・G-PDCAを回す

 

これに加えて、リーダーのマインドセットを説明します。

それは、責任を持つことです。

 

ここでいう責任とは何か?

 

責任とは以下のことができる能力であり、それを実行することです。

 

1)すべてを    把握すること

2)すべてに    反応・対応すること

3)何を聞かれても 返答すること

4)書面をもって管理すること

5)最後まで引き受けること

 

書いてあるとおり、すべてです。

把握し、反応し、返答し、それを全て書面をもって管理し、最後まで引き受ける。

 

特に、書面をもって管理することが苦手な人が多い印象です。定例ミーティングでアジェンダを作り、会議体での流れも事前に考え、最後は議事録で書面化し、チームメンバーの行動を管理します。

 

書面がないと、言った言わない問題にも発展します。また、人は忘れるものなので、せっかくのプロジェクトでの知見もたまりません。これは、会議の基本なので、すごい会議など、有名な本を読んで貰えれば知識として大丈夫です。

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